Vous n’êtes pas sans savoir que la loi impose l’utilisation d’un logiciel certifié conforme à la loi à compter du 1er Janvier 2018.
Toutefois, cette loi ne concerne pas tous les professionnels.
Comment savoir si votre entreprise est concernée ? Si oui que devez- vous faire ? Quels sont les enjeux ?
L’article qui suit s’appuie sur les dernières informations connues à ce jour. En effet, cette loi doit encore faire l’objet d’un vote à l’assemblée en fin d’année, et d’une instruction fiscale.
Article 88, loi NF525 : explication
Il s’agit d’une nouvelle obligation qui entre en vigueur à compter du 1er janvier 2018.
L’objectif du gouvernement est de lutter contre la fraude fiscale par dissimulation de recette.
Cette loi a pour but d’empêcher de soustraire à la comptabilité des paiements enregistrés dans un système d’encaissement, dont les paiements en espèces, facilement dissimulables.
Qui est concerné ?
Cette obligation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA quel que soit leur taille, qui enregistrent les règlements clients au moyen d’un logiciel de gestion, de comptabilité ou système de caisse.
Les auto-entrepreneurs ne seraient toutefois pas concernés à l’heure où sont rédigées ces lignes.
Quelles sont mes obligations si je suis concerné ?
La loi impose l’utilisation d’un logiciel satisfaisant « à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale. »
Inaltérabilité
Toutes les données d’origines, relatives aux divers règlements de l’entreprise devront être conservées de façon inaltérable. Ainsi toute modification ultérieure apportée devra être enregistrée avec les détails (année, mois, jour, heure, minute).
Sécurisation des données
Les données d’origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant de produire des pièces justificatives émises doivent toutes être sécurisées par le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse.
Conservation des données
Le processus de conservation impose une clôture d’une période au minimum annuelle ou par exercice lorsque ce dernier n’est pas calé sur l’année civile.
Les systèmes de caisse doivent en plus obligatoirement prévoir une clôture journalière et une clôture mensuelle. Toutes les données de règlement enregistrées doivent être conservées ligne par ligne pendant 6 ans.
Archivage des données
Selon une périodicité choisie — au maximum annuelle ou par exercice — les données enregistrées devront être archivées. La procédure d’archivage doit prévoir un dispositif qui garantit l’intégrité des archives dans le temps afin de figer les données.
Que dois-je faire pour être en règle ?
L’entreprise doit pouvoir justifier l’utilisation d’un logiciel conforme à la loi :
soit en produisant un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation.
Soit en produisant une attestation individuelle émanent de l’éditeur des logiciels (JRF Consultant, Navilog) utilisés, afin de prouver auprès de l’administration fiscale qu’ils sont conformes à la « loi anti-fraude ».
A défaut, vous pouvez également faire certifier vos logiciels par un organisme accrédité.
Si votre outil a été développé sur-mesure ou en interne, c’est vous qui êtes responsable de l’obtention de la certification. Il conviendra de vous rapprocher de votre cellule de développement pour obtenir les indications relatives à la certification de votre application et/ou de son code source.
Quels sont les risques ?
A compter du 1er Janvier 2018, si vous n’êtes pas en mesure de fournir la preuve de conformité des logiciels que vous utilisez, vous serez redevable d’une amende s’élevant à 7 500€ par logiciel non conforme.
Vous avez 60 jours pour régulariser votre situation sous peine d’une nouvelle amende.
Egalement, en cas d’utilisation d’un faux certificat sachez que vous encourez une peine de 3 ans de prison à laquelle s’ajoute une amende de 45 000 €.
Notez bien également que ce contrôle de conformité est indépendant des contrôles fiscaux et peut donc avoir lieu n’importe quand.
Quand dois-je m’en préoccuper ?
Bien que la date butoir soit le 1er janvier, il est important d’anticiper pour être sûr d’être en conformité en temps et en heure. Si vous êtes déjà équipé de logiciel de gestion ou de système d’encaissement, Il suffira dans la majorité des cas d’une simple mise à jour de version de votre système souvent compris dans la maintenance de ce dernier.
Par contre si vous devez vous équiper d’un nouveau système d’encaissement, prévoyez un peu plus de temps car vous devez prévoir la phase de déploiement et de formation de vos collaborateurs.
Quelles conséquences de cette loi pour les éditeurs de logiciel ?
Logiciel de comptabilité, de facturation, ERP, logiciel de caisse, tous concernés. Que vous soyez en mode licence, hébergées, SaaS, spécifiques ou open source, personne n’y échappe.
Cette loi oblige les concepteurs et éditeurs ainsi que toute personne intervenant techniquement sur les fonctionnalités de ce type de logiciel, à conserver et être en mesure de communiquer à l’administration fiscale tous les documents, données et codes relatifs à ces logiciels (code source, conception générale, spécifications d’exploitation et de maintenance, etc.).
Le problème c’est que la certification ne peut être qu’une photo prise à un instant précis de l’état du code du logiciel à un moment donné ne tenant pas compte de ses évolutions futures.
Hors le propre d’un logiciel est d’évoluer en permanence pour accompagner les clients, intégrer de nouvelles technologies, répondre à des normes, de nouvelles lois, … Dès lors l’éditeur devra s’assurer que toutes ces évolutions ne remettent pas en cause même involontairement la conformité à la loi anti-fraude de son logiciel.
